Incentivise!

ICT bij Arba Minch University. Sommige dingen lopen best wel aardig, andere niet.
Wat inmiddels lekker op gang komt is het gebruik van Intranet.
Wat slecht vordert is het aanschaffen van spullen.

Eerst dat Intranet.
Hoe doe je binnen een bedrijf mededelingen van algemeen belang? Gangbare antwoorden uit onze eigen cultuur: op je website, in de email, soms nog wel eens met een papier dat de bode in ieders in-bakje legt. Hoe werkt dat bij AMU? Daar lopen secretaresses met tubes UHU lijm rond. Mededelingen van belang worden op de buitenmuur van het secretariaat gelijmd. Informatie van groot belang wordt op een stuk of vijf plekken op de campus op een bord geplakt. Nieuwe stukken plak je over andermans papieren heen; misschien heeft jouw mededeling dus geen lang leven, als er al snel een secretaresse van een andere afdeling met haar tube UHU langs komt. De buitenmuur van een secretariaat wordt af en toe van de laag verzamelde informatie ontdaan, waarna een vlak achterblijft met kriskrasrestanten van witte lijmstrepen. Dat ontsiert een beetje, maar ach, er zitten er toch al snel weer nieuwe papieren overheen.
Met Intranet, een webserver aan het interne net, kun je je medelingen makkelijker, algemener en elektronisch publiceren. Proberen we dus al een tijdje te pousseren, sinds ik in de zomer een eerste versie opgezet had. Dat begint nu lekker te lopen: klanten vinden het plezierig, en meer en meer belangrijk nieuws op management niveau wordt snel aangeleverd voor publicatie. Flink wat electronische studiematerialen worden ook al ter beschikking gesteld en geplaatst.
Maar er is nog een flinke weg te gaan, want de UHU is nog lang niet verdwenen.

Het aanschaffen van spullen verloopt heel wat moeizamer. De ene uitzondering: de tweedehands netwerkproducten waarmee we die 75 000 dollar bespaarden (zie ‘Dollars for Birrs’). Maar die moest ik dan ook zelf via mijn creditcard voorschieten, en terugbetalen zal wel even duren. En je kunt niet alles tweedehands kopen – dat is nuttig voor Cisco netwerkspul, maar niet voor servers enzo, want die zijn al snel hopeloos verouderd .
Voor inkoop zijn dezelfde moeilijkheden te overwinnen als bij ons: financiële regels en voorschriften, kosten-afhankelijke goedkeuringsprocessen, aanbestedingsprocedures. En nog niet erg ondersteund door automatisering! Het aantal formulieren dat met het handje moet worden ingevuld en weer overgeschreven is groot, het aantal handtekeningen dat daar op nodig is liegt er niet om. Weten jullie nog wel wat “carbonpapier” is? Van absoluut levensbelang! Kunnen we echt niet zonder. En stempels, heel veel stempels – ook onmisbaar.
Maar na de handtekeningen, het carbon en de stempels is er niet altijd veel haast om het proces snel af te maken. Daarbij vind ik dat ik niet degene moet zijn die de AMU organisatie (finance, procurement, management) opjaagt: dat moet de ICT organisatie zelf doen. Dié mag ik dan eventueel wèl op proberen te jagen. En bij het nieuwe ICT team is dat wat minder nodig dan voor de zomer, er is meer initiatief. Toch lag een aanbesteding voor broodnodige servers en andere spullen wel alweer maanden te wachten.

Totdat er twee weken geleden een buitenkansje voorbijkwam. Het DIF-project van de Wereldbank financiert een aantal sub-projekten bij AMU, en één daarvan kon niet doorgaan, zodat voor de 150 000 dollar ervan een andere bestemming moest worden gezocht. Aankoop van ICT apparatuur was een goed alternatief en zou waarschijnlijk snel goedgekeurd worden. En de aanschafprocedures via DIF zijn een stuk gemakkelijker dan die van AMU zelf. Ideaal – zo konden we de verloren tijd nog een beetje inhalen. Er moest dan wel binnen een paar dagen een goed onderbouwd voorstel liggen. Maar ach, voorstellen schrijven doe ik mijn hele leven al.
Dus met het ICT team om de tafel. Met alles wat we al lang nodig hebben en wat nog steeds niet aangeschaft is was het niet moeilijk om 150 000 dollar helemaal in te vullen. Alleen, zei het team, één ding was ook van groot belang, en dat moesten we vooral niet over het hoofd zien: to incentivise the staff.

Huh?

“Nou, zie je, iedereen hier verdient zo weinig, het is gangbaar dat in een dergelijk voorstel ook extra aktiviteiten voor de staf worden opgenomen. Die doen ze dan in hun avonduren en weekends, en daar worden ze dan extra voor betaald”.
Ik wist inderdaad al wel dat het moeilijk is om personeel vast te houden tegen overheidssalarissen, en dat extra inkomsten uit “incentives” dan een erkende manier waren om mensen toch te laten blijven. Bijvoorbeeld door hen cursussen te laten geven tegen extra betaling. Of de spullen van de werklaats te laten gebruiken voor onderhoud voor hun privé-klantjes. Sterker nog: de man die bij AMU officieel gaten boort in muren en vloeren, moet voor veel boorklussen voor ICT weer apart zelf betaald worden. Daar had ik bij het onderhandelen mijn vingers al eens aan gebrand.
Dus werd voor de Wereldbank een aantal aktiviteiten opgevoerd die mijns inziens gewoon tot het werk van de staf hoorden, maar die toch voor een prijs op de projektlijst kwamen te staan – en waar voor een man of vijf één of meer extra maandsalarissen uit rolden. “Normale zaak,” zei chef Yos (die er voor ‘coordinatie’ zelf ook wat uit sleepte), “de President keurt dit zonder meer goed”. ’s Lands wijs, ’s lands eer. Van vorige chef Fikru had ik inderdaad ook al eens zo’n voorstel gezien; daar stond onder ander een deel van het werk op dat ik daarna had gedaan (ICT Policy proposal opstellen en uitwerken met faculteiten) maar waarvoor een ander voor tienduizend Birr op de lijst stond. Die had dat alleen nooit geïncasseerd, want hij was opgestapt voor hij zelfs maar aan het werk begonnen was... Eerlijkheidshalve: Fikru heeft ooit gezegd dat ik dat bedrag dus eigenlijk zou moeten krijgen. Is alleen nooit gebeurd (daar zou ik dan trouwens toch alleen maar meer goedkope spullen uit Amerika voor AMU voor gekocht hebben).

Met ons sluitende nieuwe plan hoefde chef Yos nu alleen nog maar de goedkeuring van de AMU DIF-co-ordinator te krijgen. Maar dat viel nog niet mee. Waarom niet, Yos?
- “Hij vond het niet zo’n goed voorstel.”
- “Hoezo niet?”
- “Nou, hij heeft ons attent gemaakt op dat beschikbare geld, en nu, eh, heeft hij zelf geen incentive. Dat zei hij zelf niet, ik hoorde het van een ander. En ik kan hem echt niet opvoeren als ICT expert die werk doet, want de President weet ook wel dat hij daar de ballen verstand van heeft”.
- ”Oh. Maar hij is toch degene die alle aanbieders moet aanschrijven en opbellen? Het aanbestedingsproces verzorgen? Kost toch ook tijd? Kan je dat niet opvoeren?”
- “Mmm, ja, goed idee!”

O tempora, o mores. Soms pas je je misschien te snel aan. Want daarna zei Yos nog wel:
-“Weet, je, ik ga eerst maar eens naar zijn baas. Ik vind toch niet dat we het moeten doen. Het is sowieso een dronkelap. En het is gewoon zijn werk.”

Een paar lijmfoto’s op http://hanshesseling.nl/uhu.pdf
Bijschriften:

1 Eenvoudig secretariaat
2 Groot secretariaat
3 Wonderlijk bericht op onbelangrijke mededelingenmuur
4 Belangrijke berichten op centraal prik- en plakbord. HIV posters zijn creatief maar ook een beetje abstract: krijg je geen HIV als je goed kan kanoën? Met enige fantasie zie je in het AIDS lintje misschien een gebruikt condoom
5 Ook belangrijke berichten worden snel ondergeplakt
6 Zelfs deuren lijden onder het UHU-syndroom
7 Uiterste toetssteen voor incentivisation