Toverwoord

Op Arba Minch University hoor je het te pas en te onpas:
BPR.
Business Process Re-engineering.
Wat is dat?
Kijk hoe de kernprocessen van je organisatie nu werken, en zoek de zwakke plekken. Kijk dan naar de huidige en toekomstige eisen, denk samen creatief en “out of the box” over alternatieven, en herontwerp die processen radicaal, aangepast en efficiënter. Probeer ze dan uit, en als ze goed werken, ga er dan helemaal op over. Daar gaat alles daar plots een stuk beter van worden!

BPR is een bedenksel uit 1990 van ene meneer Hammer, die er aardig sukses mee heeft gehad. Later in de negentiger jaren kwam er nogal wat kritiek op de werkwijze los en is ze wat meer verfijnd in andere modellen. Dat een natie een aantal van haar overheidsinstellingen nog in 2008 zou opdragen allemaal vrijwel tegelijk een BPR-proces te doorlopen, dat kon ook Hammer wel eens niet verwacht hebben. En toch is dat precies wat verschillende ministeries hier vorig jaar deden. Zoals het Ministerie van Onderwijs, voor de negen “oude” universiteiten (de dertien andere zijn nog maar een paar jaar in de lucht). Reden: we moeten zo waanzinnig hard groeien, verviervoudigen in vier à vijf jaar, dat we ons wel moéten bezinnen op hoe we onze processen verbeteren. Zichtbaar resultaat voor de buitenstaander: veelvuldige langdurige BPR-besprekingen op de Universiteit. Wekenlange vergaderingen op afgelegen plekken door grote groepen management en belangrijke staf. Ellenlange rapporten met vaststellingen van hoe het nu is en hoe het moet worden, met duidelijke en meetbare doelstellingen, en met stroomdiagrammen van herontworpen processen. Afwezigheid van middle managers die te druk met BPR zijn.
En dan: geen aktie. Want we wachten eerst op goedkeuring van het Ministerie.

De rapporten logen er niet om; zie ‘Luchtfietsen’ op dit weblog van een tijdje geleden. Het ministerie was ook niet helemaal blij met de inhoud van de stortvloed aan rapporten (wel met de stortvloed zelf, lijkt het), want er heeft zich een commissie over gebogen die een tweede ronde heeft opgedragen. Doe het nog even dunnetjes over, maar nu “geharmoniseerd”: zorg ervoor dat dezelfde kernprocessen op verschillende universiteiten op vergelijkbare manier worden aangepakt. En gebruik dezelfde terminologie svp. Dus Arba Minch University’s kernproces ” Teaching and Learning” moet nu beslist “Learning-Teaching” heten. Dat dekt de lading beter, zoals in detail wordt uitgelegd in een ambtelijk stuk.

De erbij betrokken staf van AMU praat er allemaal buitengewoon sceptisch over, klaagt over de zeeën van tijd die er mee heen gaan – maar doet wel mooi mee. Ik ben af en toe ook de klos. De President wil een opinie over de dokumenten over ICT development van twee andere universiteiten. Een ervan beschrijft in 161 pagina’s een ICT-paradijs dat in 2,5 jaar opgezet moet worden aan die universiteit voor maar 17 miljoen dollar en met slechts 55 nieuw te werven experts.
Maatstaf? Gekeken naar moderne universiteiten in Azië, en nog een beetje gemajoreerd.
Wie moet het laten gebeuren? Hoe denk je in een land dat geen valuta heeft aan al die dollars te komen? Wel eens geprobeerd ICT-experts te werven?
Vier andere stafleden moeten met mij kijken hoe dat moois toepasbaar kan worden gemaakt voor AMU. Mij lijkt het een goed moment voor wat “thinking out of the box” over het BPR-proces zelf, en een policy-documentje te maken van hooguit tien pagina’s met beknopte maar erg concrete plannen met een ambitie-nivo dat past bij de huidige mate van AMU’s ICT-volwassenheid. We hebben weer een wervingsadvertentie opgesteld voor 11 ICT-medewerkers – en het zal erg moeilijk worden om kandidaten met enige ervaring te vinden.

BPR heeft ook best aardige kanten. Het Business Process “Community Services” van AMU (diensten die door of via de universiteit aan de gemeenschap worden geleverd) heeft een hilarisch rapport opgeleverd. Ik weet niet of alle deelnemers zich gewoon hebben zitten te bescheuren met een borreltje erbij (kan eigenlijk niet want de meeste samenstellers waren protestanten en die mogen hier niet drinken), of dat ze wel heel creatief ver buiten hun doosje zijn gegaan. Wat moet je bijvoorbeeld met deze stretch objectives:

By 2015, 50% of the university income will be generated from community service;
By the end of 2009, the university will supply enough amount of farm products (milk, vegetables, meat, etc.) to Arba Minch town at a reasonable price;
AMU will create strong linkage with 100 industries in the coming three years;
1000 citizens will be employed within a year period;
5000 community members are involved and benefited from 100 projects within a year;
Millions will be reached through e-learning within a year.

Hoe heilzaam de wereld na BPR zal zijn blijkt ook wel uit hun verwachtingsvolle constatering dat “people who once did as they were instructed will now make choices and decisions on their own instead”. Zou dat niet prachtig zijn? Misschien zijn hun onhaalbare doelstellingen dus wel een ‘decision on their own’ om de BPR vriendelijk een loer te draaien zonder uit de pas te lopen.

Boze tongen beweren dat BPR ook politiek-gedreven is. Een manier om loyale partijleden in de juiste posities te manouvreren. Wie zal het zeggen? Er was in ieder geval wel een meeting met de staf laatst waarin AMU Management nader toelichtte hoe je als docent in aanmerking kwam voor een appartementje in de nieuw te bouwen huisvestingscomplexen. Voordelige appartementen, met een 30-jarige lening, heel goed idee.
Maar, de aap uit de mouw: wel alleen voor die docenten die aktief partijlid zijn...

Op http://hanshesseling.nl/am22.pdf nog even wat foto’s van Maartje van Lake Chamo, en wat plaatjes van Nechisar Park en het afsluitende schapevlees-braden op de missie toen.