Team? Welk team?

Vorige keer schreef ik dat er meer en meer weerklank komt in de organisatie voor mijn ideeën. Maar niet voor één belangrijk detail: recrutering. Even een terugblik: Hoe het komt dat het complete ICT-Team voor onze technologie-universiteit met 3500 studenten en 350 staf nog steeds maar bestaat uit één direkteur en één adviseur, geen verdere teamleden; en welke merkwaardige bokkensprongen er moeten worden gemaakt om te proberen die onhoudbare situatie te veranderen.

Toen ik kwam in maart was er geen ministeriële toestemming om ICT-stafleden te werven; daarvoor moest er eerst een goedgekeurde organisatiestructuur van zo’n afdeling zijn. Er waren toen naast ICT-direkteur Abraham drie “instructors”, leraren, die in de ICT-afdeling meehielpen. De deal was dat ze daarvoor van een deel van hun lestaken werden vrijgesteld. Sommige instructors hier hebben maar 6 college-uren per week, en anderen zelfs soms maar 3 – een merkwaardig lage belasting. In hun aanstellingscontract staat dat instructors met weinig uren in de resterende tijd bij andere taken van de Universiteit moeten meehelpen.

Van die drie-van-Abraham deden er twee helemaal niets, die kwamen zelfs niet eens. Eén, Marcos, kwam en werkte soms. Vooraf niet duidelijk wanneer. Wel wist je zeker dat hij dinsdags niet kwam, want dan kwam zijn broer ’s ochtends aan met een vrachtwagen met bananen uit Arba Minch, en die moest hij helpen aan de man te brengen op Atekilt Terra, de groenten- en fruitgroothandelsmarkt in Addis.
Marcos’ Engels was niet best. Hoe zou hij dan lesgeven, vroeg je je af? Want dat moet normaal in het Engels. Daar wordt dus ook de hand mee gelicht en dan word er in het Amhaars gedoceerd; men zegt omdat veel studenten ook niet altijd goed zijn in Engels.
Marcos maakte met ingang van oktober gebruik van de regeling dat je na een bepaalde tijd lesgeven (in zijn geval één jaar) met behoud van salaris je studie mag voortzetten – in zijn geval om zijn Masters te doen aan Addis Ababa University. Die was daarmee dus ook weg.

Eén van de eerste dingen die ik daarom deed in april, na het opstellen van een ICT roadmap en het ICT budget voor Ethiopian Fiscal Year 2005 (1 juli 2012 – 30 juni 2013) was het voorstellen van een ICT organisatieplan voor 2012, 2013 en 2104. Het was gebaseerd op de roadmap, en omvatte functies, functieomschrijvingen en ideeën over aantallen van noodzakelijke medewerkers. En het vroeg om de nieuwe ICT-salarisstructuur voor de overheid zoals die inmiddels al was toegepast voor ICT-medewerkers van het Ministerie zelf. Begin juni besprak de president het voorstel op het Ministerie. Dat bleek zelf al bezig met een algemeen plan voor het verbeteren van de structuur en toepassing van de nieuwe schalen bij alle 36 Universiteiten; ons plan werd dus niet goedgekeurd, binnenkort zou alles toch al in orde komen. Nadat de president zich nog eens sterk gemaakt had voor ons voorstel (uitvoering van het MoE-plan zou wel eens heel lang kunnen duren) werd hem gevraagd om dan eerst met name onze functieomschrijvingen (14 paginas), in het Amhaars te (laten) vertalen en daarna terug te komen.

Daar had Abraham op dat moment in moeten springen. Maar die zei dat het alleen maar een vertragingstaktiek van het Ministerie kon zijn. Ik zei hem dat dat niet uitmaakte, en dat je als je voor je voorstel stond je er meteen werk van moest maken en zo snel mogelijk een vertaling indienen. Hij zou het organiseren, zei hij.
De vertaling is nog altijd niet aangeleverd, ondanks mijn aandringen op allerlei fronten voor en na mijn juli-vakantie, waarna Abraham er nog één week was, toen zelf een maand met vakantie ging en vervolgens niet meer terugkwam. Tot op het nivo van mijn vice-president en de president vond iedereen dat het moest, maar het lukte ogenschijnlijk niemand het voor elkaar te krijgen. Of men wist heimelijk al dat het niet zou helpen, dat is natuurlijk ook mogelijk...

Eén reden dat de vertaling er niet kwam is een (voor mij) merkwaardige kronkel in het plichtsbesef van de Universitaire staf: we doen niets voor niets. Iemand die de goede zaak een warm hart toedraagt zou toch zeggen: geef verdikkeme hier dat stuk, dan vertaal ik het wel even. Niet hier. Men wil best iets extra’s doen, maar dat moet dan wel gecompenseerd worden. Ik overdrijf niet, betrokkenen bevestigen het zelf. Ook huidige ICT-direkteur Enchalew, zelf duidelijk sterk gemotiveerd, heeft volledig begrip voor dit standpunt van de staf.

Een aardig voorbeeld van dat standpunt kwam kort na de vakantie van Hanny en mij. Abraham was weg, Marcos kwam mondjesmaat en deed weinig, de beide anderen kwamen nooit, Enchalew was nog niet in beeld – ik was gewoon: alleen. Ik uitte mijn frustratie aan een van de vice-presidenten – wat willen we zo nou helemaal bereiken hier? Die aktiveerde de Computer Science faculteit om een aantal geïnteresseerde instructors ter beschikking te stellen – het was tenslotte nog vakantie, de academische vakantie loopt hier van eind juni tot begin november (...).
Ik maakte een plan van aanpak voor broodnodig te starten ICT-diensten. De heren kwamen en waren bijzonder aardig. Ik vroeg voor elk van de aktiviteiten wie de betreffende kennis en ervaring paraat had. Daar kwam een goed beeld uit, we namen even wat praktische dingen door op de servers die ik via mijn oude baas bij MoE van aldaar geleend had, en het leek hun leuk en doenbaar. Maar uiteindelijk kwam de vraag eruit: wat schuift het? Daar kon ik op eigen houtje moeilijk iets anders op zeggen dan: in principe niets, ik heb begrepen dat jullie via jullie aanstelling tot dit soort vrijwillige activiteiten ten dienste van de Universiteit worden aangezet, en ik ga aan het werk bijdragen en waar nodig coordineren en coachen. En verder steek je er hopelijk toch aardig wat van op, waar je in je latere carrière weer wat aan hebt.

Juist. Mmmm. Iedereen bleef heel vriendelijk, zo vriendelijk dat één van de zes daadwerkelijk een uurtje bij me langs geweest is later. Verder niets en niemand.

Als ik dan toch één keer mag generaliseren: wat in de Ethiopische management-cultuur (zeker bij de overheid) sterk lijkt te ontbreken is ingrijpen als de staf een andere taakopvatting heeft dan afgesproken of contractueel vastgelegd. Zie ook Abraham hierboven: wie laat er nou toe dat zijn mensen gewoon niet komen? Was ook al zo op MoE destijds.
De leiding weet waarschijnlijk ook wel dat het niet zal helpen de staf te corrigeren: ze zullen ja zeggen en nee doen. De leiding heeft vaak ook begrip voor de staf: ze verdienen relatief weinig zodat ze in hun vrije tijd wel moéten proberen te schnabbelen. Het management zal moeilijk weer een nieuwe instructor kunnen vinden als ze iemand wegsturen, en lessen zullen uitvallen en door anderen moeten worden opgevangen. Allemaal ellende die vermeden kan worden door niet in te grijpen.
Daarnaast heeft men niet zomaar de mogelijkheid om extra te betalen, want daar wil MoE weer niet van weten: staf moet contractueel extra dingen gewoon doén! Niks betalen!

Waarom kon dat dan in Arba Minch wel, extra betalen? Eenvoudig. Als je als Universiteit extra inkomen genereert kun je daar een deel van reserveren voor extra beloning. Top-ups, incentivisation, elevenisation, de trouwe lezer kent ze nog wel. En AASTU genereert nog geen extra inkomen (via classes, community services, summer courses, etc), dus elke stuiver moet verantwoord worden aan de auditors van MoE en MoFED (Finance and Economic Development).

Enchalew heeft inmiddels een paar aardige initiatieven ontplooid om tòch aan staf te komen.
Eén: Een aantal faculteiten heeft formatieplaatsen voor laboratorium-assistenten. Met wat overleg en creativiteit konden de betreffende deans twee van tien formatieplaatsen in de praktijk aan hem beschikbaar stellen, want al die labs zijn toch nog niet klaar. De betrokkenen zouden eenvoudige dingen als PC onderhoud en databekabeling kunnen doen. Helaas lukte de werving van de tien niet, omdat de betaling te laag was.
Twee: Computer Science gebruikt watchmen om de PC-zalen te bewaken. Anders worden er maar hard disks of geheugenchips uit de apparaten gehaald door de studenten. (Laatst was er een muis verdwenen en de watchman, die dan voor de kosten moet opdraaien werd door de instructors gematst: ze hebben loyaal gelapt om samen een nieuwe muis te kopen...). Met wat overtime payment kunnen ook watchmen eenvoudige routinedingen voor ons doen – de mondelinge overeenkomst met de faculteit daarvoor is er sinds vorige week. Nu nog wachten of het management de “overuren” mag betalen... want dat zou wel weer eens tegen anti-corruptiebepalingen kunnen indruisen.

Een derde mogelijkheid kwam uit de koker van onze vice-president. Hij mag nog wat staf aannemen voor bouwcoördinatie, en misschien kan hij daar ICT-contractanten voor werven.

En nog weer en andere kans om mensen in te zetten deed zich onlangs voor. De voorzitter van het Universiteitsbestuur droeg de Dean van de Computer Science Faculty op om researchprojekten op te zetten die ten goede komen aan de ICT-infrastructuur. De man lijkt van de oude stempel, voor wie geldt dat Universitaire ICT-dienstverlening moet worden opgezet door die faculteit en niet door een afzonderlijk dienst. Is op termijn volgens mij niet verstandig, maar maakt me nu niet uit; dus ik heb Abrehet, de (vrouwelijke) Dean, geholpen een “researchvoorstel” te maken waarin in principe al die projekten worden gedaan die ik door ICT-staf zou willen laten uitvoeren. Waar het geld dan vandaan komt? Uit het research-budget. En hoe houden we de vinger aan de pols? Doordat in dit soort opdrachten met een contractje wordt gewerkt waarin de deliverables van de medewerkende researcher worden vastgelegd, evenals de einddatum, en waarbij de betaling pas plaatsvindt na succesvolle oplevering...
Enchalew en Abrehet hebben de startup-meeting met kandidaat-researchers vorige week al gehad. Enchalew is gelukkig tien keer zo aktief als Abraham was. A blessing in disguise, zei de president na het plotselinge vertrek van Abraham, en ik was het roerend met hem eens.

We houden dus moed (en hoop)! Misschien valt er in december dan toch een soort ICT-team in elkaar te knutselen.
Is ook wel nodig, want zonder ICT staf wordt het implementeren van de Campus en Data Centre Tender een lange-baan klus met alle nadelige neveneffecten van dien. Dat schijnt het management niet echt te deren: gewoon doorgaan, dan komt het vanzelf in orde, lijkt het devies... Misschien moet je ook maar gewoon op dat optimisme varen.

Qua foto’s nog even dit: een impressie van de Great Ethiopian Run vorige zondag op http://hanshesseling.nl/64.pdf . Quick index:

1, 2 Deelnemende VSO’ers voor VSO’s nieuwe hoofdkantoor. Naast Hanny de Canadese arts Brian, achteraan ik
3 HIV/AIDs mainstreaming: de adelaar heeft een condoompakje in de bek
4 Sara en Hanny
5 vertrek – zie de start- en finishlijn in de verte
6 leuke eh hoofdtooi
7 de Leeuw van Juda kijkt verstoord opzij naar de steltlopers die hem inhalen
8 – 16 onderweg
17 – 23 “de douche” op 6 kilometer
24 – 30 meer onderweg
32 de dit jaar geïntroduceerde anti-fraude maatregel (vorig jaar haalden sommigen 5 medailles op)
33 uitblazen